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Plateforme de réservation de studio

Circuit-Est est un centre chorégraphique qui soutient et stimule la recherche, la création, le perfectionnement et le ressourcement des artistes de la danse de création, dans toute sa diversité depuis plus de 35 ans. Il met en œuvre des projets de collaboration visant le développement et le rayonnement de la danse ainsi que des activités de sensibilisation à cet art auprès des citoyens.

Secteur d’activité

Danse
Arts vivants
Culturel
Artistique
Enseignement

Notre implication

Design
Expérience utilisateur (UX)
Interface utilisateur (UI)
Développement
Infrastructure

CE Logo
Le projet

L’idée initiale de Circuit-Est était de remplacer le site de réservation existant pour une plateforme de réservation de studio de danse plus intuitive et plus conviviale pour les utilisateurs. La plateforme devait donner aux utilisateurs plus d’autonomie en leur permettant de gérer leurs réservations de manière plus efficace. Cet outil devait être accompagné d’un panel de gestion sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de Circuit-Est.

En bref, ce projet avait pour but de fournir une solution de réservation de studio de danse plus moderne et plus performante.

Plateforme de réservation
Processus d’inscription

L’inscription de l’utilisateur est un processus simple et efficace rendu possible par un formulaire sur mesure et évolutif. Une fois le formulaire rempli, le système soumet une demande à l’administrateur et une étape de validation courriel de l’utilisateur est mise en place. Si le compte est validé par un administrateur, l’utilisateur reçoit une notification et peut ainsi accéder à son espace client et au reste de la plateforme.

En bref, les utilisateurs peuvent soumettre sa demande d’inscription facilement et en toute sécurité.

Réservation d’un studio

Le processus de réservation de studio de danse est conçu pour être intuitif, interactif et dynamique. Grâce à au calendrier interactif, les utilisateurs peuvent visualiser tous les studios disponibles en un coup d’œil et choisir celui qui convient le mieux à leurs besoins. Il permet aux utilisateurs de réserver rapidement et facilement le studio de leur choix, sans avoir à parcourir des pages de listes interminables. La recherche avancée permet également de proposer des studios disponibles plus facilement selon un ensemble de critères prédéfinit par l’utilisateur.

En bref, les utilisateurs disposent d’un outil clair et intuitif pour trouver un studio disponible.

Réserver et payer

Pour valider une réservation, les utilisateurs peuvent ajouter une réservation dans le panier, vérifier les tarifs, procéder au paiement en ligne. Notre système de paiement en ligne, sécurisé par Stripe, garantit la confidentialité et la protection des données de nos utilisateurs. Pour finaliser la réservation, notre système effectue une vérification en temps réel pour s’assurer que le studio choisi est toujours disponible. Une confirmation de réservation est par la suite envoyée par courriel une fois le paiement effectué et les réservations peuvent être suivies sur le calendrier et dans l’espace client. À tout moment, l’utilisateur peut annuler sa réservation et des frais peuvent être appliqués.

En bref, les utilisateurs peuvent réserver un studio et le payer en toute sécurité.

Espace Client

L’espace client de notre plateforme de réservation permet aux utilisateurs de gérer facilement leurs réservations et leurs factures. En accédant à leur compte, les utilisateurs peuvent visualiser toutes leurs réservations passées et futures, ainsi que les détails de chaque réservation. Ils peuvent également voir l’état de leurs factures, notamment les factures payées et les factures impayées. En outre, les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, telles que leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone ou leur adresse de facturation. Cela leur permet de s’assurer que leurs informations sont à jour et que leurs réservations et leurs factures sont envoyées à la bonne adresse.

En bref, les utilisateurs peuvent facilement gérer leurs réservations et leur compte, ce qui leur permet de profiter au maximum de notre plateforme de réservation.

Capture d'écran de l'inscription
Capture d'écran du siteweb section Réservation - Version journée
Capture d'écran du siteweb section Réservation
Capture d'écran de la recherche avancé de réservations pour Cirucit-Est
Pannel administratif
Inscription et Utilisateur

La gestion des utilisateurs par un administrateur est un élément crucial pour contrôler les personnes qui peuvent bénéficier des studios. Lorsqu’un utilisateur demande à s’inscrire, l’administrateur reçoit une notification pour activer ou non leur compte et détermine leur type de compte ainsi que la méthode de paiement. De plus, l’administrateur peut suivre les réservations effectuées et modifier les informations liées à l’activité professionnelle de l’utilisateur.

En bref, l’administrateur contrôle et gère les comptes qui ont accès à la plateforme.

Réservation

La gestion des réservations par un administrateur est un élément crucial pour que Circuit-Est ait une vision globale de l’activité au sein des studios. Avec une visualisation de l’ensemble des réservations et la présence d’outil de filtrage intuitif, l’équipe peut gérer plus efficace des réservations de tous les utilisateurs. Ils peuvent également effectuer des réservations au nom d’un utilisateur s’il le souhaite. La plateforme leur permet aussi de contrôler les ouvertures des réservations et les horaires des studios en toute simplicité.

En bref, l’administrateur peut voir qui, quand et quels studios peuvent ou sont réservés.

Planification

Un système de planification de studio a également été mis en place. Certains utilisateurs, appelés membres, ont la possibilité d’accéder en de façon anticiper aux réservations afin de soumettre des demandes. Les demandes sont ensuite examinées attentivement par les administrateurs pour s’assurer que tout est en ordre. Une fois approuvées, ses demandes deviennent des réservations. Cette fonctionnalité permet aux membres de planifier efficacement leur temps et d’optimiser l’utilisation des studios, tout en garantissant une gestion efficace des ressources avant la mise en accès au grand public.

En bref, l’administrateur peut gérer des demandes de réservation anticipée exclusives aux membres.

Tarification

Les administrateurs ont la possibilité de gérer facilement les tarifs en fonction de la demande et de la période. Ils peuvent définir un prix précis pour chaque studio ainsi que pour chaque type de compte utilisateur, en fonction de la période souhaitée. Pour encourager les réservations à l’avance, il est également possible de modifier le prix si la réservation est effectuée 14 jours avant la date prévue. En outre, les administrateurs peuvent définir le maximum d’heures payable pour une réservation selon le type de compte utilisateur. Cette flexibilité permet de proposer des tarifs compétitifs et adaptés à chaque situation, tout en garantissant que les réservations soient équitables pour tous les utilisateurs.

En bref, l’administrateur possède la main sur l’ensemble de la gestion des tarifs avec des règles customisables.

Facturation

La gestion des factures est une partie importante du processus de réservation. Les administrateurs disposent d’un outil leur permettant de visualiser la liste de toutes les factures générées par les réservations, et de gérer les paiements en ligne ou manuels en conséquence. Si une annulation de réservation survient, notre système calcule automatiquement les frais d’annulation correspondants. Les administrateurs peuvent également exporter les factures en format PDF pour une utilisation ultérieure ou une comptabilité. De plus, ils ont la possibilité d’exporter une liste de réservations pour une période donnée, ce qui leur permet de suivre facilement les activités de la plateforme.

En bref, l’administrateur peut suivre facilement toutes les transactions

Capture d'écran du panel admin section Utilisateur
Capture d'écran du panel admin section Réservation
Capture d'écran du panel admin section Studio
Capture d'écran du panel admin section Prix

L’impact

La mise en place de ce projet a eu un impact significatif pour Circuit-Est. En offrant un logiciel de réservation personnalisé en ligne pour la location des studios, les utilisateurs peuvent désormais effectuer des réservations en toute autonomie et les membres de l’équipe peuvent gérer les studios de manière plus efficace. Le processus de réservation est simplifié et l’ensemble du processus de gestion est plus fluide.

Circuit-Est a fait le choix d’utiliser une licence de code libre afin que d’autres organismes du milieu puissent profiter de leur avancé. Les équipes de Circuit-Est sont disponibles pour partager leur expérience et vous montrer l’outil. Il vous suffit pour cela de remplir leur formulaire mis à votre disposition.

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